我用Cyberhood 的經驗

李家同

我過去一直在用FTP系統,同學寫好了論文,放在一個伺服器上去,我再用FTP去把論文拿下來,要用這個系統,麻煩得不得了,我狡兔三窟有三間研究室,暨南、清大和家裡,因此這三間研究室裡的電腦全都安裝上FTP,裝的時候必需依賴那些自以為了不起的學生,但是他們各吹各的調,替我裝了三個不同版本的FTP,差一點使我得了精神分裂症。

尤其麻煩的是我無法在遠端打開檔案來看一下,不論什麼檔案,要看就要先用FTP下載,再接著好幾個步驟才能看到檔案的內容。

最令我不安的是當時我的論文沒有版本控制,我和我的學生可能同時下載一篇論文,他改他的,我改我的,結果是亂成一團,我最近和好幾位教授合寫好的幾本書,這個問題一直困擾著我們。

過去,我要和同學聯絡,必須透過電子郵件,實在是小題大作。

現在我用的是我的得意門徒胡大雄(國尊科技 http://www.kinghood.com.tw Tel:02-22369917)開發的Cyberhood系統,這些問題都在一夜間全部不見了。

Cyberhood提供的是一個網站(Web化的應用平台),有很好的檔案管理(網路硬碟)的能力,你只要上網,你就可以使用它,不論你在天涯海角,都可以使用它,在過去的使用FTP的時代,我一旦到了美國,就無法看到學生的報告了。

也因為是網站,我不必要很煩瑣地去下載每份報告,我現在規定每一位研究生每週寫一份進度報告給我看,我每個星期天晚上都在看他們的報告,但從來就不需要先一一下載,點一下就可以看到了。

尤其精彩的是Cyberhood可以給我一個版本控制的能力,就以我們才完工的演算法那本書而言,很多研究生、教授和我共同在修改這本書,任何一個人下載了這本書,這本書就被鎖住了,其他人就只能瀏覽這本書,而不能修改之。我們的書就是這樣完成的,如果沒有版本控制,我真不知道如何才能完成這本書,一定又弄得亂七八糟。

當然不是每一份檔案都需要版本控制的,到目前為止,只有少數的檔案是在這種嚴格的管控之下。

我現在也大量地使用Cyberhood的留言系統(網路通訊),同學們和我溝通,已經幾乎完全不用電子郵件了,我要留言給誰,就可以給誰,一對一可以,一對很多人,也可以。有些已經畢業的同學也仍在用這個留言系統和我溝通,方便之至。

我也用了Cyberhood的行事曆,極為方便,我可以列印某一天,某一週,甚至某一個月的行事曆。

我的檔案,現在一概都有一份存在Cyberhood系統上,非常方便,這個系統由我的學生維護,每週必定備份一次,萬無一失了。

我現在還在等胡大雄的另一把戲,以後,如果我在Cyberhood上的檔案,雖然要經過網路,但是我本人可以完全不知道,存檔和取檔就好像在自己的電腦上一樣。

胡大雄的系統可以說是一個Groupware系統,任何一個機構,都一定會有很多成員,大家也會共同地完成很多文件的製作,共同完成線路設計,土木工程的設計,電腦程式的設計等等是我們立刻可以想到的,其實,學術性論文,公文,會議記錄,法令規章的編寫,都可以利用這個系統。

有一些出版社,在製作一本書的時候,因為沒有版本控制而錯誤百出,我真希望他們有這個系統。

工程進行的時候,工地的前線工程師有時會有需要看到工程設計的最後修改,胡大雄的系統可以使得指揮者運籌於惟幄之中,決戰於千里之外。

目前很多我國的公司有需要在大陸設廠,用了這個系統,公司內的信件來往,不僅可以迅速而方便,而且還都有記錄,總經理的留言,總工程師的回答,都留有記錄。這個系統還給了我們很容易使用的追蹤機能。我們可以追蹤過去修改過的版本,也可以追蹤留言,我就常常發現幾位懶惰同學從不回我的信,他們假裝沒有看到,自從他們知道有這麼一個追蹤機能以後,就不再偷懶了。

 胡大雄的系統還有關於工作流程(電子簽核)的管理,企業內有很多因為工作職務的不同,每一個人負責的事項也不盡相同,但總需要很多關聯性,一個人做完,就交給下一個,然後就一個一個的依順序把事情做完。或者像企業內有很多需要依照權責管控而確認或簽准的,就需要靠這樣的系統了。

    採購就是一個最普通的例子,採購牽涉到很多人,有些人只是應該被知會,有些人有權做決定,這個系統可以輕而易舉地紀錄整個採購經過,會計和出納部門會收到通知,知道應該付多少錢,以及何時要付錢。

 以下我再舉二個例子,有一些生產工廠為了因應市場的需求或成本的因素而需要在不同的地點或國家設立分公司或當地的生產工廠,也因為成本或環境的限制因素無法利用同一套既有的資訊系統把資料串聯起來,而無法達成即時性的資料溝通或傳遞,當然就得靠其他的方法如電子郵件來作資料傳遞或彼此溝通協調的工具,這當然就有很大的限制或管理上的問題會發生,例如有一份較機密的文件(如新的產品構想)需要從假地的工廠傳送到乙地的工廠或公司,而這樣的資料也會因為需要作進一步的資料補充,或不同地點的生產資料作彙總處理,透過電子郵件就不是很好的方法了,這時候就需要有一個共用的作業平台作資料的傳遞、修改、補充和彙整。使用Groupware是最有效的方法。

 有一些比較小的公司為了拓展生意或推廣產品,總要提著大包小包的產品到處拜訪客戶,有時會碰到客戶的不同需求,須要更改產品規格,因此需要和公司相關單位或人員作進一步的溝通協調,此時若得等到回到公司才能處理,時效性的落差就很大了,如果用了胡大雄的系統,這種事情的解決就變得很方便,要表示意見的人可以清清楚楚地表示意見,有能力作最後決定的人也可以看了各種意見以後,做最後決定,而這一切都是白紙黑字地紀錄下來,誰也不能賴。

你如對我的高足胡大雄的系統有興趣,不妨打電話給他,他的電話是02-22369917,我至少認為出版社應該利用這個系統。